365QOD- Day1285

Team Meeting Effectiveness-Process

“Before the meeting please read and get ready to discuss X.”- My instructions

Continuing with our three post team meeting improvement series.

Before a Purpose can be stated out load, the Outcomes clearly stated at beginning and end of meeting, the team needs to be given instructions(the Process) what is expected before the meeting.  What!  Any meeting that needs to solve a problem will require preparation  from team members OR additional time during the meeting.

I like the additional time during meeting technique.  Jeff Bezos uses this technique with  his teams.  He asks for a paper of what will be discussed.  The team starts the meeting by  reading the paper and when all people are done, the discussion begins.  This allows people to read and understand the information before they have to contribute to the meeting.  It eliminates people from having to lie that they did their homework.

Meetings should only be held to solve a problem.  If you want to just “share information”  then send it to people and require that they signal back that they read it and accept  responsibility for having it read.   Do not waste time by sharing info with everyone  together.

I also like standing meetings.  If you want something done, then make everyone stand  during the whole time that a meeting is taking place. This eliminates any unnecessary chit chat and forces the team to focus on the topic at hand.

Today’s question is:

“How well do you prepare your team for success ahead of the meeting time?”